Comment organiser un événement ?

Mettre en place un évènement n'est pas toujours simple et, bien souvent, l'envergure du projet intimide. Entre originalité et préparation, il s'agit d'une entreprise qui nécessite une coordination irréprochable et une programmation performante. Pour un événement d'envergure et complexe rassemblant de nombreux invités, il faudra mettre sur pied une véritable équipe constituée de collaborateurs et partenaires qui travailleront de concert pour prendre en charge tous les aspects de l'organisation et assurer son succès. Le lieu de l’événement est crucial. Quel que soit le lieu, vous devrez vérifier la disponibilité des différents établissements et vous assurer que ce qu'ils proposent correspond à vos exigences.

Établir la liste des participants

Vous créerez une liste de participants, comprenant leurs noms complets, leurs titres de poste et leurs coordonnées. Après avoir envoyé les invitations et reçu les réponses confirmant leur participation, vous ajouterez les détails de disponibilité de chaque personne à la liste.

Établir le budget

Vous devrez considérer, entre autres, les frais de location de la salle, les repas et rafraîchissements, les boissons et le matériel technique. Assurez-vous également d’obtenir de vos fournisseurs des devis détaillés, avec des informations précises sur les prestations et équipements techniques inclus dans leurs calculs.

Mais encore ...

Pour garantir le bon déroulement de votre événement, il est également important d'anticiper, de planifier à l'avance, selon votre propre planning, et de tester minutieusement les équipements techniques (son, vidéo, connexions internet) avant l'événement lui-même, afin d'éviter tout problème inattendu le jour de l’événement.